Wanty – darmowy system rezerwacji wizyt dla salonów | Zarządzanie klientami i kalendarzem

Poniżej przedstawiono dwa widoki kalendarza rezerwacji dla jednego specjalisty. W przypadku rozbudowy zespołu i dodania kolejnych pracowników możliwe jest ich włączenie za pomocą przycisków znajdujących się nad kalendarzem. Użytkownik może swobodnie zarządzać widocznością specjalistów oraz zmieniać ich kolejność poprzez przeciąganie, co pozwala dostosować układ kalendarza do własnych potrzeb.

Górny blok stanowi licznik kluczowych wskaźników, prezentowanych w formie dużych, czytelnych wartości liczbowych. Wyświetlany jest wynik tygodniowy oraz bieżący wynik dzienny. Kolorystyka pełni funkcję informacyjną: kolor zielony oznacza spadek wartości względem poprzedniego okresu, natomiast kolor czerwony wskazuje wzrost. Dzięki temu użytkownik może szybko ocenić zmianę wyników w porównaniu do analogicznego dnia w poprzednim okresie.

Ikona dzwonka z wskaźnikiem aktywności informuje o dostępnych powiadomieniach oraz umożliwia szybkie przejście do ich listy. W sekcji powiadomień wyświetlane są kluczowe zdarzenia związane z obsługą salonu, takie jak:

• nowa rezerwacja,

• anulowanie wizyty,

• potwierdzenie wizyty przez klienta,

• realizacja wizyty (pojawienie się klienta w salonie),

• inne powiadomienia systemowe i operacyjne.

Dzięki temu użytkownik ma stały dostęp do najważniejszych informacji i może na bieżąco reagować na zmiany w harmonogramie.

Przycisk przejścia do czatów z klientami umożliwia bezpośrednią komunikację z osobami, które dokonały rezerwacji wizyty. Obok przycisku wyświetlany jest wskaźnik liczby nowych, nieprzeczytanych wiadomości.

Możliwość wysyłania wiadomości przez klienta jest dostępna wyłącznie w przypadku posiadania aktywnej rezerwacji, co zapewnia uporządkowaną i kontekstową komunikację związaną z konkretną wizytą.

Funkcja szybkiego przejścia do wybranej daty w kalendarzu umożliwia natychmiastowe przeskoczenie do konkretnego dnia bez konieczności ręcznego przewijania widoku. Rozwiązanie to znacząco przyspiesza nawigację oraz ułatwia zarządzanie rezerwacjami w określonym terminie.

W trybie przeglądania rezerwacji według specjalistów dostępne są karty dni, które umożliwiają szybkie przejście do wybranej daty jednym kliknięciem. Funkcja ta obejmuje najbliższe dni, co pozwala na sprawną nawigację i wygodne zarządzanie harmonogramem pracy.

Przycisk opcji salonu oraz zarządzania wizytami zapewnia szybki dostęp do kluczowych ustawień i funkcji administracyjnych. Umożliwia zarządzanie rezerwacjami, konfigurację usług, obsługę klientów oraz dostęp do najważniejszych narzędzi niezbędnych do codziennej pracy salonu.

Warto zaznaczyć, że dla nowych salonów obowiązuje tryb weryfikacji. Do momentu uzyskania statusu zweryfikowanego niektóre funkcje systemu pozostają niedostępne, w tym raporty oraz dodatkowe kategorie salonu. Ograniczenie to ma na celu zapewnienie jakości oraz bezpieczeństwa korzystania z platformy.

Raporty generowane są dynamicznie na podstawie aktualnie wybranych specjalistów w kalendarzu przed uruchomieniem funkcji raportowania. Są one przygotowane w formie gotowej do wydruku, co umożliwia ich bezpośrednie wykorzystanie w codziennej pracy oraz dokumentacji salonu.

Wizyty w kalendarzu oznaczone są ikonami, które ułatwiają szybkie rozpoznanie ich typu oraz statusu:

• ikona serca – wizyta stałego klienta,

• ikona pauzy – przerwa specjalisty,

• ikona megafonu – klient pozyskany dzięki reklamie serwisu,

• ikona znaku stop – przerwa całego salonu, obejmująca wszystkich specjalistów w wybranym terminie (dodawana z poziomu panelu kalendarza),

• ikona notatki – informacja o dodanej notatce do klienta.

  W przypadku obecności notatki możliwe jest szybkie przejście do jej treści poprzez kliknięcie wizyty – system automatycznie otworzy kartę klienta, gdzie widoczna jest zapisana informacja. Notatkę można dodać na dwa sposoby:

• z poziomu panelu klienta, wybierając opcję „dodaj notatkę” w menu (trzy pionowe kropki obok awatara)

• bezpośrednio w czacie z klientem, klikając ikonę dymku rozmowy.

Na urządzeniach mobilnych górna część interfejsu (w obszarze logotypu) jest przewijalna poziomo, co umożliwia wygodne przełączanie się pomiędzy sekcjami oraz panelami ustawień salonu.

Panel zarządzania klientami, umożliwiający przeglądanie, edytowanie oraz zarządzanie bazą klientów salonu

Każda wizyta przypisana do klienta posiada oznaczenie kolorystyczne, które informuje o jej statusie:

• zielony – usługa została zrealizowana,

• żółty – oczekiwanie na wizytę,

• czerwony – wizyta została anulowana (anulowane wizyty mogą zostać usunięte).

Dodanie nowej wizyty dla klienta możliwe jest z poziomu opcji klienta. W tym samym miejscu dostępne są również dodatkowe działania, takie jak:

• rozpoczęcie czatu z klientem,

• dodanie notatki,

• usunięcie klienta wraz ze wszystkimi jego wizytami jednym kliknięciem.

Należy pamiętać, że wszystkie powyższe działania powinny być wykonywane zgodnie z zasadami korzystania z serwisu określonymi w regulaminie.

Każdy klient posiada przypisane wizyty, a każda wizyta zawiera własne, niezależne opcje. Oznacza to, że ustawienia i działania dostępne w ramach wizyty funkcjonują niezależnie od ogólnych opcji przypisanych do klienta, co pozwala na bardziej precyzyjne zarządzanie każdym terminem.

• Opcja „Email” umożliwia natychmiastowe wysłanie wiadomości z potwierdzeniem wizyty do klienta w momencie jej użycia, niezależnie od ogólnych ustawień panelu.

  Ta sama funkcjonalność dostępna jest również w ustawieniach dla zweryfikowanych użytkowników, gdzie może działać automatycznie, pod warunkiem że klient wyraził zgodę na otrzymywanie powiadomień e-mail.

• Opcja „Udostępnij” wykorzystywana jest w sytuacji, gdy został utworzony pusty termin wizyty bez przypisanego klienta. Funkcja ta umożliwia przekazanie klientowi specjalnego linku, dzięki któremu może on przypisać wizytę do swojego konta lub utworzyć nowe konto w systemie Wanty.

  Po skorzystaniu z tej opcji system generuje link do wizyty, który można udostępnić klientowi za pomocą dowolnego kanału komunikacji, np. SMS lub Facebook. Klient otrzymuje czytelne i estetyczne powiadomienie, umożliwiające szybkie potwierdzenie oraz powiązanie wizyty z jego profilem.

• wiadomienie dotyczące przypisania wizyty do klienta wysyłane jest w przejrzystej i zrozumiałej formie, zawierającej wszystkie niezbędne informacje umożliwiające szybkie podjęcie działania.

  Klient otrzymuje komunikat wraz z dedykowanym linkiem, który prowadzi bezpośrednio do procesu przypisania wizyty do jego konta lub rejestracji w systemie Wanty. Dzięki temu cały proces jest intuicyjny i możliwy do wykonania w kilku krokach.

Opcja „Zmień usługę” umożliwia zmianę usługi przypisanej do wizyty bez konieczności jej anulowania. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy klient chce skorzystać z innej usługi, zachowując wcześniej zarezerwowany termin.

Zmiana usługi jest możliwa wyłącznie wtedy, gdy dostępny czas wizyty pozwala na jej realizację. W przypadku gdy nowa usługa wymaga więcej czasu niż pierwotna, a bezpośrednio po niej zaplanowana jest kolejna wizyta, zmiana nie będzie możliwa.

W takiej sytuacji dostępne są następujące rozwiązania:

• pozostawienie obecnej usługi bez zmian,

• przełożenie wizyty na inny termin za pomocą opcji „Zmień termin”,

• ręczna zmiana długości wizyty w kalendarzu poprzez przytrzymanie wizyty, aż pojawią się wskaźniki umożliwiające przeciąganie i dostosowanie czasu trwania.

Dodatkowo, przytrzymanie wizyty umożliwia jej przesuwanie w czasie w obrębie danego dnia na urządzeniu mobilnym (w górę lub w dół).

W trybie kalendarza, przy włączonym widoku kilku specjalistów, możliwe jest również przenoszenie wizyt pomiędzy nimi poprzez przesunięcie w lewo lub w prawo.

Podczas takiej operacji system automatycznie synchronizuje zmianę specjalisty oraz godziny wizyty w panelu klienta, zapewniając spójność danych w całym systemie.

Sekcja „Pracownicy” umożliwia zarządzanie zespołem salonu, w tym dodawanie nowych specjalistów, edytowanie ich danych oraz organizację pracy.

W ramach tej sekcji możliwe jest przypisywanie usług do pracowników, definiowanie ich dostępności oraz integracja z kalendarzem rezerwacji, co pozwala na efektywne zarządzanie grafikiem i optymalizację pracy całego zespołu.

Sekcja „Usługi” umożliwia tworzenie oraz zarządzanie ofertą salonu. W tym miejscu można dodawać nowe usługi, edytować ich nazwy, opisy, czas trwania oraz ceny.

Usługi są widoczne dla klientów podczas rezerwacji i stanowią podstawę do tworzenia wizyt w kalendarzu. Każdą usługę można przypisać do wybranych pracowników, określając, kto jest uprawniony do jej realizacji.

Dodatkowo sekcja ta pozwala na optymalizację prezentacji oferty, co wpływa na czytelność dla klienta oraz skuteczność procesu rezerwacji.

W sekcji usług dostępna jest opcja „Udostępnij cennik”, która umożliwia wygenerowanie i wysłanie klientowi estetycznej strony z aktualnym cennikiem.

Link prowadzi do karty zawierającej bieżące ceny, główne zdjęcie salonu, listę usług oraz ich czas trwania. Rozwiązanie to eliminuje konieczność ręcznego aktualizowania i przesyłania cenników, zapewniając klientom zawsze dostęp do aktualnej oferty.

Podczas rezerwacji wizyty klient otrzymuje powiadomienie e-mail z informacją o terminie, pod warunkiem że wyraził zgodę na otrzymywanie wiadomości. Jest to zgodne z przepisami Unii Europejskiej dotyczącymi zapobiegania spamowi oraz minimalizacji danych.

W przypadku braku zgody klient nadal ma dostęp do swojej wizyty w panelu klienta, gdzie może zarządzać rezerwacją.

Sekcja „Nowosci” umożliwia tworzenie oraz zarządzanie informacjami publikowanymi przez salon.

W tym miejscu można dodawać nowe wpisy, edytować istniejące oraz usuwać nieaktualne treści. Aktualności wyświetlane są na stronie salonu w formie przejrzystych kart, dzięki czemu klienci mogą na bieżąco śledzić nowości, promocje oraz ważne komunikaty.

Funkcja ta wspiera budowanie relacji z klientami oraz zwiększa zaangażowanie, umożliwiając regularną komunikację i prezentację oferty salonu w atrakcyjnej formie.

Sekcja „Support” zapewnia dostęp do pomocy technicznej oraz wsparcia użytkownika.

Umożliwia szybki kontakt z zespołem obsługi w przypadku pytań, problemów technicznych lub potrzeby uzyskania dodatkowych informacji dotyczących działania systemu. Dzięki temu użytkownik może sprawnie rozwiązywać ewentualne trudności i korzystać z platformy bez zakłóceń.

Sekcja „Ustawienia salonu i opcje” umożliwia kompleksową konfigurację działania systemu oraz dostosowanie go do indywidualnych potrzeb salonu.

W tym miejscu użytkownik może zarządzać danymi salonu, ustawieniami rezerwacji, powiadomieniami, dostępnością funkcji oraz wyglądem interfejsu. Sekcja ta pozwala również na włączanie i wyłączanie dodatkowych opcji, co umożliwia optymalizację pracy oraz dopasowanie systemu do modelu działania salonu.

Dzięki centralizacji ustawień wszystkie kluczowe konfiguracje są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie i kontrolę nad funkcjonowaniem platformy.

• W panelu ustawień dostępne są dodatkowe, zaawansowane opcje przeznaczone wyłącznie dla zweryfikowanych użytkowników.

  Funkcje te odblokowywane są po uzyskaniu statusu weryfikacji i umożliwiają korzystanie z rozszerzonych możliwości systemu, takich jak dodatkowe konfiguracje, raporty oraz zaawansowane ustawienia operacyjne salonu.

Przykładem takich funkcji jest możliwość dodawania dodatkowych kategorii salonu, dzięki którym klienci mogą łatwiej odnaleźć salon już z poziomu strony głównej Wanty.pl.

Pozwala to na przypisanie salonu do kilku kategorii jednocześnie, co zwiększa jego widoczność w wyszukiwarce oraz ułatwia klientom znalezienie odpowiednich usług.

• Dodatkowe funkcje dostępne dla zweryfikowanych użytkowników obejmują:

  • generowanie raportów czasu pracy dla klientów oraz rozliczeń wynagrodzeń na podstawie procentów przypisanych do poszczególnych specjalistów,

  • tworzenie raportów do celów księgowych zgodnie z profilem działalności,

  • automatyczne powiadomienia e-mail (w dwóch wariantach), umożliwiające informowanie klientów o wizytach oraz zdarzeniach związanych z rezerwacjami.

Dodatkowo dostępna jest możliwość podłączenia konta Google Business, co pozwala na integrację z przyciskiem „Zarezerwuj” w wizytówce firmy w Google Maps poprzez platformę Wanty.pl. Dzięki temu klienci mogą bezpośrednio przechodzić do rezerwacji wizyty z poziomu wyszukiwarki Google.

Panel klienta został zaprojektowany w sposób funkcjonalny i intuicyjny. Umożliwia on:

• anulowanie wizyty,

• udostępnienie usługi znajomym,

• dodanie oceny oraz opinii po zakończeniu wizyty (opinie publikowane są na stronie salonu),

• szybkie wyznaczenie trasy do salonu,

• ustawienie przypomnienia o wizycie w kalendarzu.

Rozwiązania te zwiększają wygodę użytkowania oraz wspierają komunikację i zaangażowanie klientów.

Specjalista nie ma możliwości zablokowania klienta, a klient nie może publikować bezpodstawnych, dyskredytujących opinii na temat salonu.

Wszyscy użytkownicy – zarówno klienci, jak i salony – podlegają zasadom korzystania z serwisu. W przypadku wykrycia działań naruszających regulamin, w tym treści obraźliwych lub niezgodnych z prawem, konta mogą zostać zablokowane.

Wszelkie sytuacje sporne oraz zgłoszenia tego typu rozpatrywane są przez dział wsparcia (Support), który podejmuje odpowiednie działania zgodnie z obowiązującymi zasadami platformy.

Serwis zastrzega sobie prawo do usunięcia danych osobowych użytkowników zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Jednocześnie użytkownik zachowuje możliwość uzyskania dostępu do swoich danych także po zablokowaniu konta, zgodnie z regulacjami GDPR (RODO) oraz UODO.

Życzymy wszystkim specjalistom owocnego i komfortowego korzystania z darmowego systemu Wanty.

Niech platforma wspiera Was w codziennej pracy, ułatwia zarządzanie wizytami oraz pomaga w budowaniu trwałych relacji z klientami. Życzymy dynamicznego rozwoju, pełnego kalendarza oraz satysfakcji z prowadzenia własnego biznesu.